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Controlli documenti segreteria

Oggetto: Misure organizzative per l'efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d'ufficio dei dati, per l'effettuazione dei controlli medesimi e modalità per la loro esecuzione ai sensi della Direttiva Funzione Pubblica n. 14 del 22 dicembre 2011.

 

Il Dirigente Scolastico

 

Determina le seguenti misure organizzative da mettere in atto da questa istituzione scolastica in relazione all’applicazione delle norme di cui all’art. 15 , comma 1, della legge n. 183/2011.

 

1. Individuazione ufficio responsabile (punto 1, lett. e direttiva 14/2011)

E' individuato quale Ufficio Responsabile (d'ora in avanti Ufficio Responsabile) per tutte le attività di cui alla direttiva citata in premessa, l’Ufficio di Segreteria Gestione del Personale e la Segreteria didattica (solo per le dichiarazioni degli studenti e famiglie) di questo istituto nelle persone dei componenti pro tempore operanti sulle rispettive aree di competenza annualmente definite.

All'Ufficio Responsabile competono tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l'accesso diretto agli stessi da parte delle Amministrazioni procedenti oltre che la predisposizione delle certificazioni aggiornate alla vigente normativa di cui alla legge 12 novembre 20ll, n. 183.

L’Ufficio Responsabile è competente ad effettuare l’idoneo controllo anche a campione delle dichiarazioni sostitutive ai sensi dell’art. 71 del DPR 28 dicembre 2000 n. 445.

 

2. Misure organizzative (punto 1, lett, d direttiva n. 14/2011)

L'Ufficio Responsabile provvede ad effettuare idonei controlli, anche a campione, delle dichiarazioni sostitutive rese dal personale e/o dagli utenti ai sensi dell'art. 71 del DPR 28 dicembre 2000 n. 445.

Il controllo a campione seguirà i seguenti criteri: 1. personale con dichiarazioni lacunose o incoerenti; 2. controllo casuale ogni 10 dichiarazioni ricevute).

Qualora i dati dichiarati non siano direttamente reperibili ed accertabili dagli archivi e banche dati delle Amministrazioni certificanti, anche attraverso strumenti informatici o telematici, conferma scritta della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei registri da questi custoditi.

Ai sensi dell’art. 43 del DPR 445 del 2000 quando l’Ufficio responsabile, per conto della presente istituzione scolastica, opera l’acquisizione d’ufficio dei dati, può procedere anche per fax e via telematica.

Le misure organizzative individuate e adottate dall'Ufficio Responsabile per l'efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d'ufficio dei dati e per l'effettuazione dei controlli medesimi, nonché le modalità per la loro esecuzione, sono le seguenti:

a) acquisizione dell'autocertificazione da parte dei dipendenti o dell'utenza privata contestualmente all'instaurazione del rapporto con la Scuola o al presentarsi di altre necessità;

b) idoneo controllo a campione con le modalità sopra indicate;

c) idoneo controllo dove si palesi evidente dubbio sull’autocertificazione prodotta con le modalità sopra indicate;

d) a fronte di richiesta di controllo l'Ufficio Responsabile risponde entro il termine di 30 giorni (punto 1, lett. e direttiva del 22/12/2011);

e) sulle certificazioni da rilasciare ai soggetti privati è apposta, a pena di nullità, la dicitura: "il presente certificato non può essere prodotto agli organi della Pubblica Amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi" il mancato rispetto di tale disposizione costituisce violazione dei doveri d'ufficio;

f) ai sensi dell'alt. 43 comma 5 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n.445, in tutti i casi in cui l'Amministrazione procedente acquisisce direttamente informazioni relative a stati, qualità personali e fatti presso l'Amministrazione competente per la loro certificazione, il rilascio e l'acquisizione del certificato non sono necessari e le suddette informazioni sono acquisite, senza oneri, con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza (ad esempio, posta elettronica, PEC, fax ecc.). Nel caso in cui comunque l'Ufficio Responsabile provveda al rilascio, sul certificato va apposta solo la seguente dicitura "Rilasciato ai fini dell’acquisizione d'ufficio".

g) per le certificazioni da produrre all'estero su richiesta del privato interessato l'Ufficio Responsabile dovrà apporre, oltre alla dicitura riportata alla lettera e) anche la dicitura: "valido all'estero".

h)i diplomi conseguiti al termine di un corso di studio o i titoli di abilitazione conseguiti al termine di un corso di formazione, ai sensi dell’art. 42 , D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, non sono certificati.

Pertanto gli stessi devono essere rilasciati in originale privi della dicitura prevista dal comma 2 dell’art. 40, D.P.R. 445 del 2000, la quale va invece apposta sulla relativa certificazione.

h) Inoltre, per le assenze del personale per malattie, oltre a disposizioni puntuali dello scrivente, si determina la necessità di far effettuare visita di controllo in modo casuale: una visita medica ogni 7 certificazioni prodotte dal personale (sia Ata che docente).

 

3. Richieste di controllo da parte di altre Amministrazioni,

La richiesta ricevuta viene presa in carico al protocollo al momento della presentazione o ricezione anche per via telematica.

Il dipendente incaricato preposto al settore competente procederà entro dieci giorni dalla presa in carico, alla verifica degli atti d'ufficio.

L' “Ufficio responsabile" avrà cura di rispondere alle richieste di controllo pervenute entro trenta giorni; la mancata osservanza del suddetto termine costituisce violazione dei doveri d'ufficio.

 

Le Amministrazioni procedenti possono richiedere gli accertamenti d’Ufficio e i controlli, di cui agli articoli 43 e 71 del D.P.R. n. 445/2000, all’ “Ufficio Responsabile” dell’Istituto Istruzione Superiore “Ciuffelli-Einaudi” di Todi

 

-         Mediante mail all’indirizzo di PEC: iis_ciuffelli-einaudi@pec.it

-         All’indirizzo: Viale Montecristo, 3 – 06059 Todi (pg)

-         Mediante fax al numero: 0758959539

 

Le presenti misure organizzative previste dalla Direttiva della Funzione Pubblica n. 14 del 22 dicembre 2011 sono pubblicate sul sito istituzionale dell’istituto all’indirizzo:

http://www.isistodi.it

 

Copia della presente deve essere consegnata a cura dell’Ufficio Responsabile al personale amministrativo al momento dell’assunzione in servizio.

IL DIRIGENTE SCOLASTICO

f.to Dott. Marcello Rinaldi

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